Datenschutzerklärung

Wir freuen uns über Ihr Interesse an BavarOS. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Nachfolgend informieren wir Sie ausführlich über den Umgang mit Ihren Daten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

Bavaros UG (haftungsbeschränkt)
Gablonzer Ring 13
87600 Kaufbeuren, Deutschland
E-Mail: kontakt@bavaros.de

Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter datenschutz@bavaros.de.

2. Ihre Rechte als betroffene Person

Ihnen stehen hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten folgende Rechte zu:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zudem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren (Art. 77 DSGVO).

3. Erhebung von Daten beim Besuch unserer Website

Server-Logfiles

Bei jedem Aufruf unserer Website erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen des aufrufenden Geräts. Hierbei werden folgende Daten erhoben: Browsertyp und -version, verwendetes Betriebssystem, Referrer-URL, Hostname des zugreifenden Rechners, Uhrzeit der Serveranfrage sowie die (gekürzte bzw. anonymisierte) IP-Adresse.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der technischen Bereitstellung, der Stabilität und der Sicherheit unserer Website. Die Logdaten werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht.

Hosting

Unsere Website und die Plattform werden bei einem Anbieter mit Rechenzentren in Deutschland gehostet (« Hosting-Anbieter, Anschrift einfügen »). Mit dem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4. Cookies und lokale Speicherung

Diese Website verwendet keine Tracking- oder Marketing-Cookies. Wir nutzen ausschließlich technisch notwendige lokale Speicherung (Local Storage) Ihres Browsers, um Ihre Sprach- und Designeinstellungen (hell/dunkel) zu speichern. Diese Daten verbleiben auf Ihrem Gerät und werden nicht an uns übertragen. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 TDDDG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten (Name, E-Mail-Adresse, ggf. Unternehmen, Betreff und Ihre Nachricht), um Ihre Anfrage zu bearbeiten und mit Ihnen in Kontakt zu treten. Über das Kontaktformular übermittelte Angaben werden auf unserem Server gespeichert. Zur Abwehr von Missbrauch und Spam speichern wir dabei zusätzlich die IP-Adresse und die Browserkennung (User-Agent) des absendenden Geräts. Der Zugriff auf diese Daten ist auf die mit der Bearbeitung betrauten Personen beschränkt; eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Beantwortung allgemeiner Anfragen sowie Missbrauchsabwehr). Wir löschen die Daten, sobald sie für die Erreichung des Zweckes nicht mehr erforderlich sind, spätestens nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.

Zur Bearbeitung leiten wir Ihre Anfrage automatisiert an unsere eigene BavarOS-Plattform weiter, auf der ein KI-Agent den Vorgang aufnimmt und für die weitere Bearbeitung vorbereitet. Übermittelt werden dabei die von Ihnen angegebenen Formularfelder (Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Betreff, Nachricht), nicht jedoch IP-Adresse oder Browserkennung. Die Plattform wird von uns selbst betrieben und in Deutschland gehostet; ein Empfänger außerhalb unseres Unternehmens ist damit nicht verbunden. Die Übertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt (TLS). Über die Ergebnisse entscheidet stets ein Mensch; eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Die auf dem Webserver gespeicherte Kopie Ihrer Anfrage wird spätestens 30 Tage nach Eingang automatisch gelöscht. Anfragen, die technisch nicht an die Plattform übergeben werden konnten, bleiben bis zur manuellen Bearbeitung gespeichert, damit Ihr Anliegen nicht verloren geht.

Nach der Übergabe an unsere Plattform wird Ihre Anfrage dort für die Dauer der Bearbeitung und einer sich daraus ergebenden Geschäftsbeziehung gespeichert und anschließend gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (insbesondere §§ 257 HGB, 147 AO für geschäftliche Korrespondenz). Eine feste Frist lässt sich für diesen Teil nicht angeben, weil sie vom Verlauf Ihrer Anfrage abhängt; maßgeblich sind die vorstehenden Kriterien.

5a. Supportanfragen

Über unser Supportformular (support.bavaros.de) sowie über die zugehörige Schnittstelle können Sie (oder ein in Ihrem Auftrag handelnder KI-Agent) eine Störung melden. Verarbeitet werden dabei die Angaben zur Meldung (Mandant, Name der meldenden Person, betroffener Prozess, Dringlichkeit, Beschreibung, Kontakt-E-Mail) sowie IP-Adresse und Browserkennung zur Missbrauchsabwehr. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Nutzungsvertrags) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Missbrauchsabwehr).

Optional können Fehlerausgaben und Protokolle („Logs“) übermittelt werden. Diese können personenbezogene Daten enthalten, wenn sie im Fehlerfall Inhalte aus Ihren Vorgängen wiedergeben. Bitte übermitteln Sie keine Passwörter, Schlüssel oder Zugangsdaten. Wir löschen übermittelte Logs automatisch nach 30 Tagen; das Ticket selbst wird spätestens nach 365 Tagen gelöscht. Erfolgt die Meldung im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsverhältnisses, verarbeiten wir die enthaltenen Daten ausschließlich weisungsgebunden nach Art. 28 DSGVO.

6. Registrierung und Nutzung der Plattform

Für die Nutzung der BavarOS-Plattform ist die Einrichtung eines Kontos erforderlich. Dabei verarbeiten wir Bestandsdaten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Unternehmenszugehörigkeit), Zugangsdaten sowie die im Rahmen der Nutzung anfallenden Inhalts- und Nutzungsdaten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Nutzungsvertrags). Soweit wir personenbezogene Daten im Auftrag unserer Geschäftskunden verarbeiten (z. B. Daten der Mitarbeiter eines Kunden), handeln wir als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO; insoweit ist der jeweilige Kunde Verantwortlicher und es gilt dessen Datenschutzerklärung. Wir schließen mit unseren Geschäftskunden einen Auftragsverarbeitungsvertrag.

7. KI-Verarbeitung von Inhalten

Im Rahmen der Plattform werden von Ihnen eingegebene Inhalte (Eingaben, hochgeladene Dokumente) zur Erbringung der KI-Funktionen verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Eingaben werden nicht zum Training allgemeiner KI-Modelle Dritter verwendet. Soweit für einzelne Funktionen Unterauftragsverarbeiter eingesetzt werden, geschieht dies auf Grundlage von Verträgen nach Art. 28 DSGVO und, soweit erforderlich, geeigneter Garantien für etwaige Drittlandtransfers (Art. 44 ff. DSGVO, EU-Standardvertragsklauseln).

8. Empfänger und Weitergabe von Daten

Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt nur, wenn dies gesetzlich erlaubt ist, Sie eingewilligt haben oder dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist. Eingesetzte Dienstleister (z. B. Hosting) sind sorgfältig ausgewählt und vertraglich nach Art. 28 DSGVO gebunden.

9. Speicherdauer

Wir verarbeiten und speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die Erreichung des jeweiligen Zwecks erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. handels- und steuerrechtlich) dies vorschreiben. Danach werden die Daten gelöscht oder gesperrt.

Konkret gelten folgende Regelfristen: Kontaktanfragen auf dem Webserver 30 Tage; Support-Logs 30 Tage; Support-Tickets 365 Tage; technische Aufzeichnungen zu offensichtlichen Angriffs- und Scan-Versuchen 7 Tage. Server-Logfiles siehe Ziffer 3.

Für die in unserer Plattform gespeicherten Vorgänge lässt sich keine einheitliche Frist angeben. Maßgeblich sind die Dauer der Bearbeitung und einer sich daraus ergebenden Geschäftsbeziehung sowie gesetzliche Aufbewahrungspflichten (§§ 257 HGB, 147 AO); danach werden die Daten gelöscht. Für Daten, die wir im Auftrag unserer Kunden verarbeiten, gelten zusätzlich die Löschvorgaben des jeweiligen Auftragsverarbeitungsvertrags.

10. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen nach dem Stand der Technik (Art. 32 DSGVO), um Ihre Daten gegen Manipulation, Verlust, Zerstörung oder unbefugten Zugriff zu schützen. Hierzu zählen unter anderem Transportverschlüsselung (TLS/HTTPS), verschlüsselte Speicherung sensibler Daten sowie strikte Zugriffskontrollen und eine streng getrennte Datenhaltung.

11. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig. Durch die Weiterentwicklung unserer Website oder aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung anzupassen.